+7(963) 762 68 59 +7(495) 920 31 28

Восстановление бухучета

ПОРЯДОК ВОССТАНОВЛЕНИЯ УТРАЧЕННЫХ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

В процессе хозяйственной деятельности встречаются ситуации, когда выясняется, что в организации утрачены первичные документы.
Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" в гл. 4 установлен пятилетний срок хранения, а также отмечено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

В Положении Министерства финансов СССР N 105 от 29 июля 1983 г. "О документах и документообороте в бухгалтерском учете" четко установлено, в каких условиях и как необходимо хранить бухгалтерскую документацию, в нем также установлена ответственность лиц и порядок доступа к документации. (В Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" указано, что правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти до дня вступления в силу Федерального закона N 402-ФЗ, применяются в части, не противоречащей данному Федеральному закону).

Сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, плательщики обязаны обеспечивать в течение шести лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона N 212-ФЗ <1>.
--------------------------------
<1> Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ (ред. от 29.12.2014) "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования".

За сохранность документов лично отвечает руководитель организации либо индивидуальный предприниматель. Поскольку документы подтверждают полноту и достоверность данных бухгалтерского учета, их отсутствие может привести к конфликтам как с собственниками, так и с налоговыми органами.

Что касается документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщик должен в течение четырех лет хранить данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату налогов, если иное не установлено НК РФ.
При этом в случае, если организация уменьшает базу по налогу на прибыль на суммы ранее полученных убытков, то документы, подтверждающие эти убытки, должны храниться в течение всего срока, пока убытки переносятся на будущее (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Если акцентировать внимание на проблемах налогообложения, то нужно учитывать, что при отсутствии документов организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли, правомерность применения вычетов по НДС, а также доказать правильность расчетов иных платежей.
Рассмотрим ситуацию с утратой документов по вине работника организации.

При обнаружении утраты документов работник, обнаруживший утрату должен направить докладную записку руководителю организации, в которой необходимо указать перечень (наименование) документов, которые отсутствуют, а также назвать обстоятельства, при которых была обнаружена потеря (приложение 1).
В соответствии с п. 6.8. указанного Положения, в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
В случае налоговой проверки наличие этих документов в соответствии с п. 3 ст. 93 НК РФ дает право организации на получение отсрочки для предоставления утраченных документов в контролирующие органы. Комиссия по результатам своей работы должна составить акт, в котором необходимо указать причины утраты (гибели) документов, а также перечень данных документов, а также состав комиссии. Акт не имеет четких форм и составляется в произвольной, а к нему прикладываются объяснительные записки ответственных работников организации. Акт должен быть подписан всеми членами комиссии и утвержден руководителем организации.


В том случае, когда уничтожение или гибель документов произошли в филиале организации, копия акта должна быть направлена в головную организацию.
Копии актов в дальнейшем должны быть приложены к передаваемым на хранение восстановленным документам, при этом в номенклатуре дел должно быть указание на то, что хранится не подлинник, а дубликат документа.

Следует проинформировать налоговую инспекцию о фактах утраты документов организации, для этого в налоговый орган по месту регистрации подают заявление, составленное в произвольной форме, к которому прикладывают документы, которые подтверждают причину утраты.
Затем необходимо принять меры к восстановлению утраченных документов. При этом следует учитывать, что даже если в отношении этой организации уже была проведена налоговая проверка, факт проведения выездной налоговой проверки не освобождает налогоплательщика от обязанности восстановить первичные документы в случае их утраты. Аналогичные разъяснения приведены в Письмах Минфина России от 7 июня 2013 г. N 03-02-07/1/21191, от 11 августа 2011 г. N 03-02-07/1-288.
Следует учитывать, что в случае чрезвычайных ситуаций (пожара, затопления и т.п.) организация обязана провести инвентаризацию <2>.
--------------------------------
<2> Часть 3 ст. 11, ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

Способ восстановления утраченных документов организация определяет самостоятельно, например если документация находится в электронном виде, это значительно облегчает задачу. Если возникает ситуация, что документацию невозможно восстановить собственными силами, необходимо обращение к третьим лицам. Для восстановления документов следует назначить ответственное лицо, которое займется получением дубликатов (копий) документов от клиентов, контрагентов, обслуживающего банка, налоговой инспекции, территориальных органов ПФР и ФСС.
Банковские документы восстанавливаются на основании сведений (копий выписок по счету, а также копий платежных документов), полученных от банка. На основании данных сведений можно определить, какая операция была совершена.

Ряд документов возможно восстановить с помощью контрагентов. Отправляется письмо каждому из контрагентов, в котором просят предоставить копии первичных учетных документов (см. приложение N 4) Если сделка была единична, возможно получение сведения о контрагенте в налоговых органах путем запроса выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (такие данные являются общедоступными). Если были утрачены налоговые декларации или бухгалтерская отчетность за предшествующие периоды, возможно обращение в налоговые органы по месту регистрации организации, с письменным заявлением о просьбе предоставить данную информацию, к данному заявлению необходимо приложить результаты комиссии и справки соответствующих органов.
При утрате документов, связанных с отчетом во внебюджетные фонды, необходимо обращение в территориальные отделения по месту регистрации. Запрос оформляется в такой же форме, как и при утрате налоговых деклараций или бухгалтерской отчетности.

Учредительные документы восстанавливаются с помощью обращения в налоговые органы по месту учета. Запрос может быть оформлен в произвольной форме.
После восстановления всех утраченных документов, перед организацией стоит задача формирования регистров бухгалтерского и налогового учета, а также их отчетности. В случаях утраты документов заново формируются регистры бухгалтерского и налогового учета, пересчитывается отчетность. Если показатели отчетности совпали с первоначальными, то удалось восстановить утраченную документацию в полном объеме.

В том случае, если организации не удалось восстановить все документы, то необходимо пересчитывать налоговую отчетность. Это связано с тем, что расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль организаций, должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). А в случае утраты документов и если их не смогли восстановить, суммы затрат, которые не имеют документального подтверждения, необходимо исключить из состава расходов.

В том случае, если восстановленные документы будут иметь некоторые недостатки в оформлении (например, в связи с увольнением лиц, которые подписали оригиналы, восстановленные документы будут подписаны другими лицами), в случае судебного разбирательства суд, скорее всего, примет восстановленные документы. В качестве примеров можно рассмотреть Постановление ФАС Московского округа от 09.02.2009 N КА-А40/80-09 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 20.04.2009 N 4405/09).

Подводя итоги, следует отметить, что восстановление утерянных документов процесс достаточно трудоемкий. Во избежание таких проблем организациям следует в полной мере обеспечить сохранность документов и максимально минимизировать возможность их утраты. Это возможно с помощью обеспечения надлежащим образом архивных отделов, а также соблюдения всех правил архивного дела.